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Cómo hacer presentaciones en PowerPoint 100% efectivas

Hoy hablamos sobre cómo hacer presentaciones en PowerPoint para convencer y mantener el interés de nuestra audiencia. Porque, que levante la mano quién recuerde más de una reunión con presentaciones tediosas e interminables en las que nos es imposible seguir el hilo, por mucho empeño que pongamos en ello.

Veo muchas manos levantadas, ¿verdad? Si quieres evitar esta situación en tus presentaciones en PowerPoint, puedes hacerlo de manera sencilla siguiendo estos diez pasos:

1. Antes de comenzar a realizar tus presentaciones en PowerPoint: Redacta, esquematiza, estructura y revisa tus ideas

El primer paso comienza antes de generar nuestro PowerPoint y consiste en esbozar un borrador de lo que queremos decir. Esquematizar los conceptos, estructurarlos en base a un listado coherente y revisar aquello que hemos escrito realizando las correcciones que consideremos necesarias. Basándonos en este guión, que es como una columna vertebral, podemos comenzar a crear nuestra presentación y evitaremos trabajo posterior, redundancias, incoherencias u olvidos de puntos importantes.

2. Adecua el mensaje y el lenguaje

Cuando realizamos presentaciones en PowerPoint, debemos tener en cuenta que no es lo mismo exponer ante un grupo de adolescentes que ante un grupo de directores y directoras de una empresa. Tenemos que adaptarnos a nuestros oyentes. Nuestro mensaje y el medio en el que se trasmite, deben ser adecuados para nuestro público. Si tenemos asistentes que no están muy metidos en la materia, no los abrumemos con jerga especializada y definiciones complicadas. Del mismo modo, si nuestra audiencia está compuesta por personas expertas en un tema, no comencemos por el principio incluyendo diapositivas con los conceptos básicos del área. Porque se aburrirán y perderemos su atención desde el principio.

3. Keep it simple!

¡Mantenlo sencillo! Si tienes las ideas claras debes ser capaz de transmitirlas de manera breve y concisa. Si necesitas profundizar más en el tema, puedes hacerlo brevemente y de manera verbal durante la reunión. Pero no ocupes las diapositivas de la presentación con textos kilométricos y párrafos enteros que nadie va a molestarse en leer.

4. No seas barroco(a) y deja espacio

Al hilo del punto anterior, cuanto más despejada esté la página en la que nos encontramos más fácil será que alguien se fije en ese concepto que quieres transmitirle. Y más aún si no tiene que encontrarlo entre varios párrafos de texto y sus imágenes correspondientes.

5. Organiza los datos

Cuando te encuentres con cantidades y datos, organiza la información. Genera tablas sencillas, comparativas, listados, DAFOs, gráficos de barras, flujogramas. Lo que sea para que las personas que lo vean comprendan de un vistazo lo que quieres transmitirles. Ya sea una evolución de ventas, la mejor de entre varias opciones, cómo se realiza un proceso, etc.

6. Genera interés y empatía

Si conoces mínimamente al público al que te diriges, busca puntos con los que puedan identificarse y con los que empaticen. Si tu audiencia es personal de tu propia empresa y quieres hacer una presentación sobre el trabajo en equipo, utiliza fotos de vuestra web o de la última cena o actividad de la empresa. Será mejor que buscar fotos genéricas en los bancos de imágenes gratuitos. Si tu presentación va dirigida a una empresa de un sector concreto, utiliza ejemplos de ese sector, de este modo perciben que la información les es útil y prestarán más atención.

presentaciones en PowerPoint

Cómo hacer presentaciones en PowerPoint para convencer a tu audiencia.

7. Usa imágenes diferentes en tus presentaciones en PowerPoint

En muchos casos cuando queremos ilustrar una idea con una imagen, tendemos a buscar siempre la misma. ¿Os suenan las típicas fotos de una mesa de madera con un ordenador portátil junto a una taza de café o té y una plantita? Las hemos visto muchas veces. Igual que la típica reunión de personas sonrientes, vestidas con trajes de chaqueta alrededor de una mesa grande, en un edificio de oficinas moderno. Pensemos en qué queremos decir y cómo decirlo de otra manera desde un punto de vista visual. Porque si no conseguiremos que quien nos atiende piense que esta presentación ya la ha visto antes. Eso sí, siempre imágenes no muy cargadas, fáciles de ver y de entender.

¿Queremos hablar del trabajo en equipo? Usemos en nuestras presentaciones en PowerPoint imágenes de animales que trabajan en equipo como abejas u hormigas o bien de animales en formación yendo en la misma dirección. ¿Queremos hablar de la dirección que está tomando un proyecto? Utilicemos imágenes de viajes o medios de transporte que evoquen la idea que queremos contar.

8. Revisa, revisa, revisa.

Antes de realizar la presentación revisa en varios momentos posteriores a su redacción el contenido de la misma. Ahí encontrarás alguna palabra que te falta, alguna falta de ortografía, el procesador de texto que te ha cambiado a última hora una palabra por otra, la típica frase que has modificado varias veces y no se termina de entender… Este punto, las revisiones, es clave para detectar pequeños fallos en tus presentaciones en PowerPoint.

9. Ensaya

Haz tu presentación en solitario o ante colegas, amigos y amigas o familiares y observa. Mide el tiempo que tardas en hacerla, la velocidad a la que hablas y sus reacciones. Cuando realizamos presentaciones en PowerPoint, los detalles son importantes. Observa si se aburren, si te miran con cara de no entender nada, si se ríen… En base a eso puedes hacer correcciones de última hora para dejar tu presentación perfecta.

10. Sé tú mismo(a) y relájate

Ya estás ahí, ha llegado el momento, respira profundamente varias veces y cuéntales tu historia. No te olvides del lenguaje y el tono, pero intenta hacer la presentación como cuando ensayaste en tu entorno. De esta manera no se notarán los nervios y la tirantez que desaniman a los oyentes y conseguirás que presten más atención a tu relato. Lo tienes controlado y a base de práctica te convertirás en un maestro(a) 😊

En  PeopleTech (Consultora Tecnológica en Valencia) realizamos muchas presentaciones en PowerPoint para mostrar nuestros nuevos proyectos, reuniones internas, realizar balances con nuestros clientes, mostrar los beneficios del ERP Sage X3, etc. Y la verdad es que pensamos que es una de las mejores herramientas para ello. ¿Y tú? ¿Me cuentas en comentarios qué tal te han ido estos consejos para realizar tus presentaciones en PowerPoint?

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